Приглашение получают сорок человек. Двадцать будут в зале. Ещё двадцать подключатся из трёх разных стран, и большинство компаний планируют мероприятие так, будто второй группы почти не существует.
Такая ситуация встречается чаще, чем раньше. The National сообщает, что 69 процентов компаний в ОАЭ теперь позволяют сотрудникам работать из дома часть недели, а работодатели называют гибридный формат долгосрочным изменением, а не временной политикой. Такое распределение сотрудников меняет то, что на самом деле должно обеспечивать корпоративное мероприятие, однако большинство планов по-прежнему исходят из того, что все будут проходить через одну и ту же дверь.
Гибридное командное мероприятие — это не обычное мероприятие с камерой, направленной на сцену. Если подходить к нему таким образом, одновременно проходят два разных мероприятия: хорошее — в зале и плохое — на экране. И те, кто смотрит на экран, замечают эту разницу уже через несколько минут. Один общий статичный план сцены в течение двух часов сразу показывает удалённым сотрудникам, сколько внимания было уделено их участию, — обычно почти никакого.
Первая ошибка — решить, что удалённая аудитория вторична, как только зал заполняется. После такого решения, даже неосознанного, каждый последующий выбор это подтверждает: микрофон, который улавливает только первый ряд, активность, рассчитанная на людей, стоящих в кругу, тост, который никто не додумался повторить для камеры. Ничего из этого не является намеренным исключением. Это происходит по умолчанию, когда мероприятие создаётся для физически присутствующей аудитории, а удалённое участие рассматривается как дополнительная трансляция.
Планируйте два зала, а не один
Действительно успешное гибридное мероприятие планируется как мероприятие для двух аудиторий с самого первого обсуждения, а не как мероприятие для одной аудитории с дополнением. Это означает несколько ракурсов камер вместо одного фиксированного плана, ведущего, который в определённые моменты обращается к удалённой группе по имени, а не только к присутствующим в зале, и интерактивные элементы — опрос, вопрос в прямом эфире, общий экран, — созданные так, чтобы обе группы могли участвовать одновременно, а не одна группа просто наблюдала, как другая развлекается.
Звук важнее, чем большинство компаний ожидает. Удалённый сотрудник, который видит зал, но не слышит комментарий коллеги в двух местах от микрофона, воспринимает всё мероприятие как череду пробелов. Обычно для качественного звука требуется отдельная аудиосистема, а не штатная система площадки, и это одно из самых недорогих решений с самым большим влиянием на ощущение вовлечённости участников.
Часовые пояса требуют осознанного решения, а не выбора по умолчанию. Компания с сотрудниками в странах GCC и Европе, назначая сессию на 16:00 по дубайскому времени, сознательно или нет выбирает, кто сможет комфортно участвовать, а кто будет подключаться с кухонного стола в полночь. Выбор времени, действительно удобного для всей группы, или проведение двух коротких сессий вместо одной длинной демонстрирует больше уважения к распределённой команде, чем любой уровень технической подготовки в день мероприятия.
Кому действительно нужно присутствовать в зале
Не каждому гибридному мероприятию необходимо физическое присутствие всей команды, а отношение к авиаперелётам как к фиксированной статье расходов независимо от того, кто действительно получает пользу от присутствия, приводит к потере денег, которые можно было бы направить на улучшение мероприятия для всех. Список тех, кому действительно нужно быть в Дубае, обычно меньше первоначального списка приглашённых: это лица, принимающие решения, которым необходимо личное общение с клиентами, руководители команд, задающие тон мероприятию, и те, чьё присутствие меняет содержание мероприятия, а не просто увеличивает количество участников.
Для всех остальных хорошо организованный удалённый формат зачастую лучше, чем срочная поездка с ограниченным бюджетом. Компания, которая везёт двенадцать человек при жёстком бюджете, нередко проводит худшее мероприятие для всех двенадцати, чем если бы она качественно привезла шестерых, а для остальных шести организовала продуманный гибридный формат.
Именно здесь честный разговор со списком гостей приносит пользу ещё до бронирования первого авиабилета. Вопрос о том, кому действительно необходимо лично встретиться с клиентом в этом квартале, а кто оказался в списке по привычке или из-за должности, обычно позволяет сократить бюджет на поездки, не уменьшая реальное влияние мероприятия. Сэкономленные на ненужных перелётах деньги часто позволяют превратить удалённый формат из простой трансляции в мероприятие, к которому вторая половина команды действительно хочет подключиться.
Что на самом деле требуется для гибридного корпоративного мероприятия в Дубае
Успех зависит от короткого списка решений, принятых до мероприятия, а не от корректировок в день его проведения:
- Многокамерная съёмка с командой, которая понимает темп работы для аудитории, смотрящей с экрана, а не одна статичная трансляция
- Отдельная аудиосистема, которая чётко передаёт происходящее в зале, вместо стандартной системы площадки
- Ведущий, заранее проинструктированный напрямую обращаться к удалённым участникам в определённые моменты, а не вспоминать о них в последнюю очередь
- Интерактивные элементы, рассчитанные одновременно на обе аудитории, а не адаптированные из активности только для участников в зале
- Заранее принятое чёткое решение о том, кому действительно необходимо приехать, а кому лучше участвовать удалённо
Если пропустить хотя бы один из этих пунктов, удалённая половина аудитории сразу это почувствует, независимо от того, насколько хорошо проходит очная часть мероприятия.
Когда международные офисы приезжают непосредственно на мероприятие
Другой вариант той же проблемы возникает, когда корпоративное мероприятие компании в Дубае становится единственным моментом, когда коллеги из других офисов действительно оказываются в одном городе. В таком случае мероприятие одновременно выполняет роль встречи коллег, и это не менее важно, чем сама программа. Если предусмотреть время без жёсткой программы — ужин накануне или более длинный перерыв между сессиями, — коллеги, которые обычно видят друг друга только на экране, получают возможность по-настоящему пообщаться и восстановить связь. Это время приносит пользу командному взаимодействию далеко за пределами самого мероприятия.
Положение Дубая как регионального центра делает такой формат распространённым. Команды, штаб-квартиры которых находятся в других местах, а сотрудники распределены по странам GCC, всё чаще используют одно корпоративное мероприятие в Дубае как ключевую точку года для всей группы. Это повышает требования к тому, чтобы и очная, и удалённая части одного мероприятия были организованы одинаково качественно.corporate event
О чём часто забывают после мероприятия
Запись, отправленная на следующий день, — не то же самое, что правильно организованный гибридный формат, и воспринимать её как замену значит упустить то, чего на самом деле хотели удалённые сотрудники: чувствовать своё присутствие, а не смотреть видео позже. Запись действительно полезна как дополнительный материал для тех, кто пропустил сессию в прямом эфире, особенно если ключевые моменты отмечены временными метками, чтобы можно было быстро найти нужную информацию, не просматривая всю запись целиком.
Чтобы действительно качественно организовать гибридное мероприятие, требуется слаженная работа по всем направлениям — от технического продакшена и ведения программы до логистики; зачастую внутренние команды компаний просто не готовы взять на себя такие задачи параллельно с выполнением своих основных обязанностей. Опытный организатор, за плечами которого множество подобных проектов, прекрасно понимает, в чем именно расходятся интересы двух аудиторий, и учитывает это с самого первого этапа планирования, а не сталкивается с неожиданными проблемами уже в день проведения. Именно такой опыт наша команда по организации корпоративных мероприятий привносит в каждый проект: мы изначально подходим к гала-ужинам и конференциям как к событиям, рассчитанным на две аудитории, а не просто как к стандартным мероприятиям, к которым «прикрутили» камеру для трансляции.
Если ваше следующее мероприятие должно реально работать и для тех, кто в зале, и для тех, кто подключается из другого места, —
