Большинство компаний выбирают компанию по организации мероприятий в Дубае одинаково: они ищут в интернете, запрашивают три предложения, сравнивают цены и выбирают то, которое кажется наиболее безопасным. Мероприятие проходит. Оно нормальное. Никто не говорит о нём на следующей неделе.
Компании, которые в итоге получают мероприятия, о которых стоит говорить, принимают другое решение. Они выбирают не поставщика услуг. Они выбирают партнёра, который будет представлять их в зале, полном людей, которые сформируют мнение на основе того, что они испытают в этот вечер. Это различие меняет то, как вы оцениваете каждую компанию в вашем списке.
В Дубае зарегистрировано более 500 агентств по организации мероприятий. Разброс в качестве, специализации и надёжности огромен. Некоторые проводили мероприятия для правительств и мировых брендов. У других есть веб-сайт, номер WhatsApp и готовность разбираться по ходу дела. Выбирать между ними только по цене — это всё равно что выбирать юридическую фирму по почасовой ставке. Цифра не говорит вам ничего полезного о том, что вы на самом деле получите.
В чём на самом деле заключается решение
Правильная компания по организации мероприятий для вашего запроса — это та, которая делала что-то близкое к тому, что вы просите, имеет отношения с поставщиками для реализации этого на нужном вам уровне и предоставит вам одного человека, который будет отвечать за всё. Эти три вещи вместе встречаются реже, чем предполагает количество компаний в любом списке.
Большинство запросов на мероприятия идут не так не из-за недостатка креативности или амбиций, а из-за сбоя где-то в цепочке ответственности. Компания приняла запрос, разработала концепцию, а затем начала передавать отдельные компоненты третьим сторонам, которые не подчиняются друг другу. В день мероприятия проблема с одним поставщиком становится ничьей конкретной проблемой. Ваша компания по организации мероприятий должна быть единой точкой ответственности за каждый элемент — от кейтеринга до освещения и того, что происходит, когда микрофон выходит из строя в неподходящий момент. Когда всё идёт гладко, разница между хорошей и исключительной организацией невидима для гостей. Когда что-то идёт не так, разница между компанией с настоящей ответственностью и компанией без неё становится всей историей вечера.
Пять вещей, которые отличают серьёзные компании от всех остальных
- Сопоставимое недавнее портфолио. Попросите два или три примера за последние двенадцать месяцев, которые соответствуют вашему мероприятию по типу, количеству гостей и сложности. Компания, которая провела выдающиеся крупномасштабные конференции, может не быть правильным выбором для высококлассного частного ужина на сорок человек. Конкретное, недавнее и релевантное — это три критерия. Если компания не может указать на что-то сопоставимое, она просит вас стать запросом, на котором она будет учиться.
- Отношения с поставщиками, выходящие за рамки разовых заказов. В индустрии мероприятий Дубая разрыв в качестве между одним и тем же поставщиком в лучшем и худшем виде значителен. Компании с давними отношениями с лучшими поставщиками города, производственными командами и кейтеринговыми компаниями получают доступ к другим ресурсам, чем компании, звонящие им впервые. У них также есть рычаги для решения проблем во время мероприятия способами, которые недоступны компании без таких отношений. Спросите, кто их ключевые партнёры по производству и кейтерингу, как долго они работают вместе и что происходит, если основной поставщик становится недоступен незадолго до даты мероприятия.
- Предложение, которое показывает, что они слушали. Скорость и качество первого предложения не являются показателем качества итогового мероприятия, но это чёткий индикатор того, насколько организована компания. Предложение, которое точно отражает то, что вы просили, отвечает на вопросы, о которых вы не знали, что нужно спросить, и представляет полную картину расходов, включая минимум по площадке, сервисные сборы, НДС и разрешения, — это предложение от компании, которая понимает ваше мероприятие. Предложение, которое начинается с креативных концепций и откладывает финансовые детали, — от компании, надеющейся, что вы не заметите пробел до более позднего времени.
- Один человек, ответственный, на месте. Узнайте, кто будет вашим единым контактным лицом от запроса до подведения итогов. Узнайте, будет ли этот человек физически присутствовать в день мероприятия. Компания, которая отправляет разных людей на разные встречи и составляет контракт, подписанный кем-то, с кем вы никогда не разговаривали, не структурирована для ответственности, которую требуют мероприятия с высокими ставками.
- Чёткий ответ о конфиденциальности. Корпоративные мероприятия часто включают списки гостей, бизнес-объявления или внутренние вехи, которые являются коммерчески конфиденциальными. Частные мероприятия с участием известных людей требуют уровня осмотрительности, который не является универсальным среди компаний по организации мероприятий. Спросите напрямую, как компания обращается с конфиденциальностью и какова её политика в отношении публикаций о мероприятиях клиентов в социальных сетях. Компания, которая не может чётко ответить на этот вопрос, не думала об этом серьёзно.
Тревожные сигналы, которые имеют значение
Компания, которая не может предоставить вам названного контактного лица на время проекта, не структурирована для клиентских отношений на нужном вам уровне. Компания, которая не может предоставить рекомендации от сопоставимых недавних мероприятий, просит вас пойти на риск, на который она не заслужила права просить. Предложение с большим количеством креативных концепций и малым количеством логистики упускает ту часть запроса, которая определяет, действительно ли мероприятие состоится. Компания, которая начинает каждый ответ с цены, а не с возможностей, позиционирует себя как товар. Если ваше мероприятие — товар, это нормально. Если оно отражается на вашей компании, вашем бренде или вашей репутации, это неправильное партнёрство.
Ещё один: компания, которой требуются недели для ответа на этапе предложения, не станет внезапно быстрее, когда вы окажетесь на последней неделе перед вашим мероприятием.
Вопрос, который меняет разговор о составлении списка
Прежде чем оценивать какую-либо презентацию или сравнивать какое-либо предложение, задайте один вопрос: расскажите мне о мероприятии, которое пошло не так, и как вы с этим справились.
Этот ответ расскажет вам о компании больше, чем её портфолио. У каждой компании по организации мероприятий что-то шло не так. Те, с которыми стоит работать, справились с этим так, что клиент никогда не узнал об этом или узнал и полностью доверял команде. Те, с которыми не стоит работать, либо заявят, что ничего никогда не шло не так, либо опишут решение, которое потребовало от клиента самостоятельно управлять проблемой.
Если вы ищете компанию по организации мероприятий в Дубае, которая занимается всем, чтобы вам не приходилось этого делать, узнайте, почему клиенты, которые работают с нами один раз, как правило, возвращаются. Свяжитесь с нами, и мы скажем вам, подходим ли мы для вашего запроса.
