Делегация прибывает во вторник в 18:00. В составе группы восемь человек: двое членов правления европейской дистрибьюторской компании, руководитель отдела закупок, технический директор и четверо коллег, от которых зависит решение о продлении контракта на следующий год. У них в запасе три дня и один объект для осмотра, при этом они не связаны обязательствами заключать сделку с кем-то конкретным.
К тому же они прибывают в город, где редко бывает спокойная неделя. По данным Gulf News, в 2025 году Дубай принял 19,59 миллиона иностранных туристов, останавливавшихся в городе с ночевкой, а средняя заполняемость отелей за год составила 80,7%. Приезжей группе приходится конкурировать за те же гостиничные номера, столики в ресторанах и услуги водителей, что и всем остальным, а в прохладные месяцы лучшие варианты разбирают в первую очередь.
Экскурсия — это лишь малая часть визита.
Компании, принимающие гостей с визитами, обычно тщательно планируют осмотр самого объекта, а остальную часть программы выстраивают в свободном режиме. Девелопер показывает зарубежным инвесторам и брокерам демонстрационную квартиру и ход строительства. Производитель в Джебель-Али демонстрирует дистрибьютору производственную линию. Управляющий фондом в DIFC организует встречу представителей семейного офиса со своей командой. Гостиничная сеть знакомит партнеров из сферы туризма с новым отелем еще до его официального открытия. В каждом из этих случаев сам осмотр может занимать всего два часа из трехдневной программы визита.
Именно в течение остальных семидесяти часов и складывается впечатление. Как гостей встретили в аэропорту. Ждал ли их автомобиль. Как выглядел номер. Кто сидел рядом с лицом, принимающим решения, во время ужина и о чем шла речь. Гости редко запоминают презентацию, показанную в офисе на объекте. Они запоминают, чувствовали ли себя ценными партнерами или же просто пунктом в списке дел, который нужно «отработать» между другими встречами.
Именно поэтому визит клиента относится к той же категории, что и любое другое корпоративное мероприятие высокого уровня. У него есть аудитория, цель и план проведения. Просто место действия здесь постоянно меняется: аэропорт, отель, объект, ресторан.
Составление маршрута в обратном порядке
Начните с вывода, к которому посетители должны прийти во время обратного перелета, а затем двигайтесь в обратном порядке.
Если цель — доказать, что проект реален и реализуется по графику, визит на объект лучше всего запланировать на утро первого полноценного дня, когда участники полны сил и сосредоточены, а сопровождать их будет не рядовой гид, а старший руководитель проекта. Если же цель — укрепить уже налаженные деловые отношения, то сам объект отходит на второй план, уступая место личному общению; в этом случае программа должна предусматривать долгие, неспешные трапезы и свободное время во второй половине дня. Если же визит призван завершить сделку, после осмотра объекта необходимо предусмотреть время для конфиденциальных коммерческих переговоров в узком кругу, вдали от остальных участников группы.
Неправильно выстроенный темп — главная ошибка при составлении программы поездки. Организаторы стремятся показать всё и сразу, поэтому дни оказываются перегружены встречами, осмотром дополнительных объектов, экскурсиями по городу и поздними ужинами. К началу второго дня гости уже утомлены, и самые важные моменты путешествия приходятся на время, когда они меньше всего способны ими насладиться. Хорошая программа оставляет возможность перевести дух.
Что должно быть готово до прибытия гостей
Подготовка к успешному визиту практически незаметна, если она проведена качественно, и бросается в глаза — зачастую самым неприятным образом, — если ей пренебрегли. Еще до вылета в рамках грамотно спланированного визита к клиенту уже решены следующие вопросы:
- Встреча в аэропорту: вас приветствует организатор, который знает каждого гостя по имени и помнит всю программу наизусть.
- Номера выбирались с учетом старшинства членов группы и удаленности от места проведения мероприятий, а не просто по принципу «первый попавшийся корпус».
- Выделенный автомобиль с водителем на весь период пребывания вместо отдельных заказов для каждой поездки.
- Единый маршрутный лист — в распечатанном виде и в телефоне — с одним контактным номером, по которому ответят в любое время суток.
- Предварительный сбор информации об особенностях питания, времени молитв, требованиях к доступности среды и языковых предпочтениях.
- Вопросы доступа на объект, использования средств обеспечения безопасности и разрешения на фотосъемку согласованы с операционной командой.
Каждый из этих пунктов сам по себе несложен. Трудность заключается в том, что они затрагивают разные подразделения: отдел организации поездок, административно-хозяйственный отдел, отдел продаж и руководство компании. Когда нет единого ответственного за весь этот перечень, возникают мелкие упущения, а посетители замечают такие недочеты гораздо чаще, чем значительные успехи.
Где происходят реальные продажи
Сайт демонстрирует возможности. Вечер формирует доверие.
Ужин, организованный на следующий день после экскурсии, дает сторонам общую тему для обсуждения; беседа идет живее, когда собеседники только что вместе осмотрели объект. Важна и обстановка. Если девелопер принимает инвесторов, ужин может быть выдержан в том же безупречном стиле, что и презентации проектов: присутствие бренда ощущается, но не навязывается. А для давнего партнера уединенный вечер в пустыне, вдали от городской суеты, зачастую делает для укрепления отношений больше, чем очередной поход в ресторан.
Вопросу рассадки стоит уделить больше внимания, чем это обычно делается. Приезжему лицу, принимающему решения, следует сидеть рядом с вашим руководителем высшего звена и тем сотрудником, который лучше всех разбирается в сути дела. Остальные участники размещаются с учетом этого порядка.
Конфиденциальность также имеет большое значение. Члены совета директоров, инвесторы и представители семейных офисов часто предпочитают не афишировать свои визиты и замечают, когда их имена появляются на приветственном экране в общедоступном холле. При грамотной организации визита список гостей остается конфиденциальным на всех его этапах.
На этапе выхода на посадку визит не заканчивается. Именно в течение 48 часов после того, как группа улетает домой, сложившееся впечатление либо перерастает в твердое решение, либо сводится к вежливому письму с благодарностью. Короткое личное сообщение от руководителя принимающей стороны, подборка фотографий с объекта и ужина, а также четкое резюме достигнутых договоренностей помогают поддерживать заданный темп. Компании, которые планируют этот этап заранее — а не пытаются судорожно организовать его в понедельник утром, — чаще доводят до успешного завершения переговоры, начатые в ходе визитов.
Хостинг, который обеспечивает повторный визит
Организация визитов такого уровня — это специализированная задача, которую мы берем на себя целиком. Наша команда планирует всю программу пребывания с учетом поставленных бизнес-задач — от момента прибытия до финального трансфера в аэропорт: мы продумываем маршрут, размещение, транспорт, логистику на объектах, организацию ужинов и любые дополнительные мероприятия. Ваши сотрудники (отдел продаж или руководство) взаимодействуют с одним контактным лицом, а наши специалисты на местах обеспечивают четкую координацию всех этапов; благодаря этому ваши коллеги могут полностью сосредоточиться на общении с гостями, не отвлекаясь на проверку того, подан ли автомобиль.
Мы также продумываем то, о чем гости никогда не просят, но всегда замечают. Запас времени перед обратным рейсом. Подарок, который напоминает о беседе за ужином, а не просто брендированная ручка. Водитель, заранее изучивший маршрут до объекта еще до начала визита. Такие детали редко фигурируют в техническом задании, но именно о них гости часто вспоминают, когда звонят, чтобы подтвердить следующий этап сотрудничества.
InCircle Events — это двуязычная (английский и русский языки) компания по организации мероприятий, базирующаяся в Дубае. Это имеет особое значение для делегаций из России, Казахстана и других стран СНГ, поскольку присутствие принимающей стороны, говорящей на языке гостей, меняет атмосферу всего визита. Примеры реализованных нами корпоративных проектов представлены в нашем портфолио.
Число визитов клиентов в Дубай будет расти по мере того, как всё больше компаний выбирают этот город в качестве своей региональной базы; при этом наибольшего успеха добьются те, кто будет рассматривать такой визит как самостоятельное, значимое событие. Если в этом сезоне к вам прибывает делегация, свяжитесь с нами.
