Каждая компания планирует забронировать корпоратив в октябре. Большинство делает это в ноябре — соревнуясь за то что осталось.
Именно в этом разрыве между намерением и действием компания InCircle Events каждый год наблюдает одну и ту же закономерность. Генеральный директор упоминает ежегодный гала-вечер на сентябрьском совещании. Через несколько недель офис-менеджера просят «посмотреть варианты мест проведения». К тому времени, как кто-то поднимает трубку, места, которые могли бы сделать вечер незабываемым, уже забронированы другой компанией, и остается лишь короткий список, составленный на основе доступности, а не соответствия. Компании, которые относятся к корпоративные мероприятия …в Дубае — как нечто, о чем вспомнили лишь в последнюю минуту, — в итоге провели вечер, продиктованный тем, что осталось, а не тем, чего им на самом деле хотелось.
Четвёртый квартал в Дубае — не тихий период для планирования. Только Dubai World Trade Centre в этом году ведёт насыщенный календарь крупных выставок и конференций с августа по декабрь — охватывающих туризм, технологии, здравоохранение, энергетику и строительство — и привлекающих деловых путешественников и корпоративные бюджеты в город именно тогда когда каждая другая компания пытается зафиксировать своё декабрьское мероприятие. Каждое из этих событий вымывает из рынка номера в отелях, банкетные залы и мощности поставщиков — прежде чем компания дождавшаяся ноября вообще начнёт звонить.
Что бронируется первым — и почему это важно
Площадки — самое очевидное ограничение, но редко первое что исчезает. Первым исчезает развлечение. Живая группа, профессиональный ведущий, продакшн-команда способная построить сцену под бриф а не предложить шаблон — это ресурсы с единственным слотом бронирования. Есть один такой исполнитель на конкретный декабрьский вечер — и когда он занят, никакой бюджет его не вернёт.
Кейтеринг-команды работают по той же логике. Кухня способная обслужить плейтед-ужин на 200 гостей без потери темпа располагает фиксированным числом дат на которые может взять обязательства в месяц. Забронируйте её в сентябре — и меню строится вокруг вашего мероприятия. Забронируйте в конце ноября — и получаете то что кухня способна повторить на той неделе.
Компании избегающие этого давления — не те у которых больше бюджет. Это те кто относится к декабрьскому мероприятию так же как к цели продаж Q4: как к чему-то с дедлайном привязанным к сентябрю — а не к задаче дрейфующей пока кто-нибудь не вспомнит о ней в коридоре.
Ложная экономия ожидания
Распространено предположение что ожидание сохраняет варианты — что ранняя фиксация означает принятие решения до получения всей информации. Для гала-ужинов и корпоративов конца года в Дубае всё ровно наоборот. Ожидание не сохраняет выбор. Оно сужает его с каждой проходящей неделей — тихо и без единого момента который ощущался бы как пропущенный дедлайн.
Компании также предполагают что более позднее бронирование может дать лучшую цену — ведь площадки хотят заполнить оставшиеся даты. На практике площадки всё ещё открытые в ноябре открыты потому что не стали первым выбором ни для кого. Никакого переговорного рычага в позиции последней ищущей компании нет. Рычаг принадлежит тому кто позвонил первым.
Есть и внутренняя цена о которой редко говорят открыто. Срочное бронирование означает срочное согласование. Финансовая команда утверждает бюджет без времени сравнить его с альтернативами. HR или маркетинг согласовывает концепцию без времени поднять вопросы. Решения принятые под давлением дедлайна как правило защищаются менее уверенно впоследствии — даже если в итоге всё прошло хорошо — просто потому что не было возможности проверить их на втором варианте.
Что реально стоят шесть недель промедления
Цена ожидания редко проявляется как одно плохое решение. Она проявляется как серия небольших компромиссов складывающихся в вечер который ощущается достаточным а не запоминающимся. Компании начинающие разговор о мероприятии в ноябре а не в сентябре как правило обнаруживают что работают с:
- Шортлистом из двух-трёх площадок вместо десяти — потому что остальные уже заняты
- Развлечением выбранным по доступности а не по соответствию бренду или аудитории
- Меню построенным вокруг того что кухня способна повторить на той неделе — а не вокруг того что реально произведёт впечатление
- Сжатой внутренней цепочкой согласования где утверждение бюджета, список гостей и финальный бриф должны уместиться в те же две недели
- Меньшим пространством для переговоров по цене — поскольку площадки держащие одну из последних доступных декабрьских дат не имеют причин двигаться
Ничто из этого по отдельности не топит мероприятие. Вместе это разница между гала о которой говорят на следующее утро — и той о которой забывают к моменту когда подъезжает машина.
Почему сентябрь — это реальный дедлайн
Однодневное корпоративное мероприятие в Дубае реалистично требует шести-восьми недель между подтверждением концепции и открытием дверей — и это окно должно полностью уместиться до собственного дедлайна бронирования площадки а не перекрываться с ним. Отсчитайте назад от декабрьской даты — и сентябрь перестаёт выглядеть как раннее планирование. Это последний месяц когда у компании ещё есть реальный выбор: настоящие площадки, настоящее развлечение, кухня которая построит меню вокруг брифа а не разогреет прошлонедельный план.
Однодневное корпоративное мероприятие в Дубае реалистично требует шести-восьми недель между подтверждением концепции и открытием дверей — и это окно должно полностью уместиться до собственного дедлайна бронирования площадки а не перекрываться с ним. Отсчитайте назад от декабрьской даты — и сентябрь перестаёт выглядеть как раннее планирование. Это последний месяц когда у компании ещё есть реальный выбор: настоящие площадки, настоящее развлечение, кухня которая построит меню вокруг брифа а не разогреет прошлонедельный план.
Компании работающие в нескольких офисах — будь то второй офис в Абу-Даби или клиентская база по всему ОАЭ — ощущают это давление раньше большинства. Координация одного мероприятия между городами занимает больше времени чем большинство людей закладывает — и это не шаг который можно сжать в те же две недели что и всё остальное. То же касается любого бизнеса планирующего что-то амбициознее стандартного ужина: презентацию продукта, юбилейное торжество или вечер построенный вокруг конкретного брендового момента. Всё это требует полного взлётного коридора — а не того что от него осталось.
То как должно выглядеть планирование корпоратива отсюда — просто. Подтвердите дату и примерное число гостей сейчас пока ещё есть реальный выбор площадки. Привлеките организатора который уже знает каких исполнителей и кухни стоит занимать до того как они исчезнут из календаря. И дайте концепции сложиться правильно — а не собраться из того что осталось.
InCircle Events планирует корпоративные мероприятия по всему Дубаю и ОАЭ — от гала-ужинов и церемоний награждения до запусков продуктов и торжеств для руководителей — с уже выстроенными отношениями позволяющими зафиксировать нужную площадку и нужную команду до того как календарь закроется вокруг них. Если корпоратив вашей компании ещё ищет место — свяжитесь с нами сейчас. Чем раньше начнётся разговор тем больше вечера останется вашим для проектирования.
