Мероприятие в последний момент — это не уменьшенная версия запланированного. Это совершенно другая дисциплина.
Каждый организатор в Дубае принимал такой звонок. Клиенту необходимо организовать юбилей за десять дней, или у корпоративного клиента через неделю прибывает делегация, а ничего не забронировано. Большинство компаний скажут вам, что это невозможно сделать должным образом. Честный ответ заключается в том, что это возможно, но только если человек, который этим занимается, уже имеет связи, на создание которых короткие сроки не оставляют времени.
Почему время работает против вас именно в Дубае
В календаре мероприятий Дубая есть настоящий пиковый сезон, и он не является незаметным. В течение четвёртого квартала, особенно с октября по декабрь, а также в период Рамадана и Национального дня ОАЭ, лучшие площадки и поставщики города бронируются быстрее всего, часто за недели или месяцы до того, как кто-либо осознаёт, что следовало позвонить раньше. Запрос в последний момент в эти периоды конкурирует не с пустым календарём. Он конкурирует с каждым другим клиентом, пытающимся сделать то же самое в то же время.
Именно здесь опытный организатор зарабатывает свой гонорар способом, который не имеет ничего общего с креативностью. Доступ имеет большее значение, чем идеи, когда время настолько ограничено. Поставщик, который уже доверяет вам, найдёт для вас место, которое не предложил бы тому, кто звонит впервые. Поставщик, которому платили вовремя в течение трёх лет, переместит ваш заказ в начало очереди, не дожидаясь повторной просьбы.
Что исключается в первую очередь и что никогда не должно исключаться
Инстинкт под давлением времени — попытаться сделать всё, только быстрее. Это почти всегда приводит к худшему результату, чем раннее решение о том, что действительно важно, и полная защита этого.
- Впечатление гостей при прибытии, поскольку первое впечатление формируется в первые минуты и не может быть исправлено позже
- Один или два ключевых момента, которые делают мероприятие запоминающимся, а не десять мелких деталей, распределённых тонким слоем
- Еда и напитки, поскольку это единственная область, которую гости замечают немедленно, если она была подготовлена в спешке
- Всё, что требует государственного разрешения или одобрения, поскольку у них фиксированные сроки обработки независимо от вашего крайнего срока
- Чёткая коммуникация с гостями относительно времени и ожиданий, которая ничего не стоит и предотвращает большинство жалоб
Всё остальное, от сложного индивидуального декора до более длинной развлекательной программы, может быть упрощено без того, чтобы кто-либо в зале это заметил. Ошибка, которую большинство людей совершают под давлением, — защита неправильного списка.
Как на самом деле выглядит действительно быстрый график
Десять дней кажутся невозможными, пока это не разбито на то, что действительно нужно сделать и в каком порядке. Первые два дня полностью уходят на решения: подтверждение даты, количества гостей, бюджета и двух или трёх моментов, которые имеют наибольшее значение. К поставщикам обращаются параллельно с третьего дня, а не последовательно, поскольку ожидание одного подтверждения перед обращением к следующему поставщику является самой большой потерей времени в любом сжатом графике.
К пятому или шестому дню всё, что требует разрешения или государственного одобрения, должно уже быть в процессе, поскольку эти процессы выполняются по фиксированным срокам, которые никакая срочность не сократит. Последние два или три дня полностью резервируются для подтверждающих звонков, прогона расписания и решения любой мелкой детали, которая осталась открытой. Клиенты, которые пытаются продолжать вносить творческие изменения в последние дни, обычно оказываются разочарованными не потому, что идея была неправильной, а потому, что уже не осталось времени для её надлежащего выполнения.
Скорость — это не то же самое, что срезание углов
Существует разница между быстрым графиком и скомпрометированным. Быстрый график означает, что решения принимаются быстро, а поставщики работают параллельно, а не ждут друг друга. Скомпрометированное мероприятие означает, что углы срезаются в том, что гости действительно замечают, обычно потому, что никто не принял приоритетные решения достаточно рано, чтобы защитить их.
Клиенты, которые оказываются разочарованными мероприятием в последний момент, редко разочарованы самой скоростью. Они разочарованы, потому что никто не сказал им чётко в первый день, что десятидневный график реалистично позволяет, а что нет. Честное установление этого ожидания в самом начале — это то, что отделяет быстрый успех от поспешного разочарования.
Корпоративные запросы движутся иначе, чем частные
Корпоративное бронирование в последний момент обычно сопровождается фиксированной, не подлежащей обсуждению датой. Визит делегации, позднее решение совета директоров, открытие офиса, перенесённое на более ранний срок. Нет гибкости в отношении того, когда, поэтому вся гибкость должна исходить из того, как.
Частный запрос, будь то день рождения или годовщина в рамках нашей работы с частными мероприятиями, как правило, имеет больше возможностей для переноса на день или два, если это защищает качество результата. Эта небольшая гибкость, когда клиент открыт для неё, часто является разницей между хорошим результатом и действительно превосходным в сжатые сроки.
В любом случае бриф должен быть честным с первого разговора. Корпоративный клиент, который говорит, что дата фиксирована, но бюджет может быть гибким, даёт организатору что-то реальное для работы. Частный клиент, который открыт для четверга вместо субботы в обмен на площадку, которую в противном случае было бы невозможно обеспечить вовремя, часто оказывается более доволен результатом, чем если бы дата оставалась жёсткой.
Что гостям никогда не нужно знать
Единственное преимущество короткого графика перед длинным заключается в том, что никто в зале не имеет представления о том, сколько времени потребовалось на организацию. Гость не может отличить три месяца планирования от десяти дней, при условии, что важные моменты были защищены, а коммуникация вокруг мероприятия была чёткой.
Это означает, что давление сжатого графика должно полностью оставаться за кулисами. Гости должны получить ту же ясность, что и для любого другого мероприятия: чёткое время, чёткое место и чёткие ожидания относительно дресс-кода и формата, сообщённые достаточно рано, чтобы никто не почувствовал спешку, которая происходила на стороне планирования. Гость, который чувствует хаос ещё до прибытия, уже испытал влияние на свой вечер, независимо от того, насколько хорошо прошло само мероприятие.
Почему это проверка отношений, а не креативности
Любой может предложить хорошую идею для мероприятия при трёх месяцах подготовки. Запрос в последний момент проверяет нечто совершенно иное: действительно ли люди, которым вы звоните, хотят вам помочь, основываясь на том, как вы относились к ним в прошлом.
Это та часть бизнеса, которая никогда не появляется в портфолио. Это годы своевременной оплаты поставщикам, прямоты в отношении бюджетов и никогда не относиться к поставщику как к одноразовому после окончания мероприятия. Когда поступает звонок за десять дней, эта история — то, на что отвечают с первого звонка, а не с пятого.
Именно поэтому подход «никогда не говорить нет», который определяет то, как мы работаем, имеет наибольшее значение именно при таком давлении. Сжатый график — это не причина снижать то, что должен ожидать клиент. Это причина двигаться быстрее и обращаться за услугами, которых у более новой компании просто нет.
Если вам необходимо организовать мероприятие в Дубае в сроки, которые кажутся невозможными, свяжитесь с нами, прежде чем предполагать, что это невозможно сделать должным образом. Чем раньше мы узнаем, даже на день, тем больше из приведённого выше списка мы сможем защитить.
