Торжественное открытие офиса в Дубае посещают, а затем забывают о нем сотни раз в год. Компании, которые делают это правильно, понимают нечто, чего не понимают другие: в этом городе открытие — это не празднование того, что уже создано. Это сигнал о том, чем компания намерена стать.
Деловая культура Дубая строится на первом впечатлении. Люди, присутствующие на вашем открытии, качество самого помещения, ход вечера, качество еды и напитков, а также впечатления, которые они уносят с собой, — все это формирует суждение о вашей организации, которое трудно изменить впоследствии. Здесь это имеет значительно большее значение, чем в большинстве других городов.
Во что на самом деле обходится плохо проведенное открытие
Непосредственная стоимость неудачного торжественного открытия носит социальный характер: гости уходят разочарованными, разговоры о вашей компании быстро прекращаются, а освещение в СМИ, если таковое имеется, скудно. Долгосрочные издержки труднее поддаются количественной оценке, но они более значительны. В Дубае, где деловые отношения часто строятся на доверии, рекомендациях и личных связях, забываемое открытие посылает сигнал об операционных стандартах, который сохраняется.
Компании, открывающие новый офис в Дубае, обычно что-то объявляют: выход на рынок, расширение, повышение амбиций. Мероприятие должно нести этот вес. Когда этого не происходит, несоответствие между заявленными амбициями и реальным опытом становится историей, которую люди запоминают.
Что должно сделать мероприятие
Хорошо организованное торжественное открытие офиса в Дубае служит сразу трем целям. Оно представляет компанию целевой аудитории и профессиональному сообществу. Оно демонстрирует операционную компетентность через качество самого мероприятия. И оно создает контент, фотографии, видео и материалы для социальных сетей, которые продолжают работать долго после окончания вечера.
Ничто из этого не происходит случайно. Список гостей, оформление места проведения, программа, кейтеринг и развлечения — все это должно целенаправленно служить этим трем целям. Открытие, которое достигает одной из них за счет других, является лишь частично успешным.
Пять элементов, которые отличают запоминающиеся открытия от забываемых
Список гостей — это самое стратегическое решение во всем процессе. Для открытия офиса в Дубае в зале должны присутствовать существующие клиенты, потенциальные клиенты, соответствующие контакты в СМИ и партнерские организации, чье присутствие сигнализирует о том, что вашу компанию воспринимают всерьез люди, которых стоит воспринимать всерьез. Полный зал внутренних сотрудников и семей выглядит оживленно, но ничего не сигнализирует деловому сообществу. Решите заранее, для кого проводится открытие, и стройте все остальное вокруг этого ответа.
Само пространство имеет в Дубае значение, специфичное для этого рынка. Деловые районы города, особенно DIFC и Business Bay, устанавливают визуальный стандарт, который гости держат в уме. Офисная среда, организация кейтеринга, брендированные элементы и качество производства — все это воспринимается как индикаторы позиционирования компании. Экономия на физической среде во время торжественного открытия — одна из немногих ошибок, которую невозможно исправить в тот же вечер. Гости не запомнят, что цветы были дорогими. Они заметят, не называя это, что в помещении было комфортно или что что-то было немного не так.
Кейтеринг в ОАЭ несет культурный вес, который международные компании иногда недооценивают. Профессиональное торжественное открытие требует высококачественной еды и напитков, учитывающих как международные ожидания, так и местные традиции. Состав гостей на большинстве открытий офисов в Дубае отражает разнообразие города: предоставление сбалансированного выбора, подходящего для каждого гостя, — это не любезность, это профессиональный стандарт. Еда, которая прибывает поздно, заканчивается или не учитывает диетические требования, распространенные среди гостей в Дубае, создает особый вид неловкости, от которой трудно оправиться в середине мероприятия.
Программа нуждается в моменте. Не в длинной презентации, не в основном докладе, который продолжается дольше, чем нужно, а в одной центральной точке вечера, которая дает гостям что-то, что можно увидеть вместе и запомнить. Хорошо проведенное перерезание ленточки, короткое выступление ключевого руководителя, точно рассчитанная демонстрация продукта, краткий визуальный момент, предназначенный для фотографирования. Остальная часть вечера — это нетворкинг. Этот единственный момент создает общую память. Без него гости циркулируют, происходит общение, и вечер приятен, но не имеет якоря. С ним мероприятие имеет историю.
Фотографии и видео — это актив, который сохраняется дольше всего. Контент, снятый на хорошо освещенном, хорошо организованном торжественном открытии, становится визитной карточкой компании в Дубае на месяцы. Он попадает на веб-сайт, страницу LinkedIn, в пресс-релиз и презентацию. Отношение к визуальной документации как к второстепенной задаче или инструктаж одного фотографа в день мероприятия без списка необходимых кадров означает потерю единственного результата открытия, который продолжает приносить пользу после ухода каждого гостя. Проинструктируйте фотографа до мероприятия о моментах, которые вам нужны, людях, которых нужно сфотографировать вместе, и брендированных фонах, которые должны быть в кадре.
Деталь, которую большинство компаний делают неправильно
Список приглашенных утвержден, место проведения забронировано, кейтеринг подтвержден. Затем, за три недели до мероприятия, объем работы для производственной команды или организатора мероприятий меняется. Что-то добавляется, что-то урезается, меняется время. В городе, где лучшие поставщики бронируются за недели или месяцы вперед, поздние изменения вызывают цепную реакцию. Флорист, которого вы хотели, больше недоступен. Компания по аудиовизуальному оборудованию выделила свою лучшую команду на другое мероприятие в тот же вечер. Кейтеринг заменяет блюда, на которые вы не соглашались. Каждая замена — это небольшой компромисс. Вместе они приводят к мероприятию, которое заметно отличается от запланированного.
В Дубае отношения с поставщиками, которые дают наилучшие результаты в короткие сроки, поддерживаются опытными компаниями по организации мероприятий, а не корпоративными коммуникационными командами, делающими разовые заказы. Открытие офиса, спланированное через компанию с налаженными местными связями, получит доступ к лучшим поставщикам, лучшим вариантам на случай непредвиденных обстоятельств и лучшему решению проблем в день мероприятия, чем то же самое мероприятие, спланированное внутренней командой, работающей без опыта. Эта разница невидима во время процесса планирования и очень заметна в день мероприятия.
Время имеет большее значение, чем большинство компаний учитывают
Календарь корпоративных мероприятий Дубая быстро заполняется в период с октября по апрель. Крупные международные компании планируют свои местные запуски так, чтобы они совпадали с пиковым сезоном города, когда присутствуют нужные люди и активно социальное расписание. Бронирование места проведения и ключевых поставщиков для открытия в пиковый сезон требует минимум трех-четырех месяцев предварительного планирования. Компании, которые обращаются позже, уже работают с ограниченными возможностями.
Для компаний, чье открытие не обязательно должно совпадать с пиковым сезоном, летнее открытие в хорошо выбранном крытом помещении обеспечивает значительную экономию на аренде площадки и большую гибкость в выборе поставщиков, без снижения качества впечатлений для гостей.
Если вы хотите, чтобы ваше открытие прошло так, как задумано, свяжитесь с нами заранее. Решения, определяющие, будет ли торжественное открытие офиса в Дубае запоминающимся, почти все принимаются в первые две недели планирования. Свяжитесь с нами, и мы расскажем вам, что это за решения.
